企业专利代理机构管理简介

发布时间：2017-03-29　浏览：3586　来源：本站

       通过对专利质量影响因素的分析，不难发现，在专利布局思路和具体提案点基本确定后，专利代理服务机构的撰写水平是影响专利质量的重要因素之一。因此，在国内外企业将专利申请管理体系的管控目标定位为专利质量提升时，共同要解决的一项关键问题即为专利代理服务机构的遴选与考核。

       对于国内不少企业来说，现行专利管理体系基本保障了在专利数量快速增长的情况下，专利申请从提案提出到委托专利代理机构进行专利申请文件撰写和审查意见答复等案件全流程的顺畅运行。但是，不少企业对专利代理服务机构的管理普遍停留在“流程基本规范、质量管控缺失”的阶段。

       在借鉴国内外知名企业专利代理服务机构的管理模式、管理标准的基础，结合为客户提供的专利代理集约化管理咨询服务的项目经验，我们提出了企业专利代理机构管理的三项业务标准——遴选标准、作业标准与考核标准。这三项标准相互衔接，共同构成企业专利代理服务机构管理的质量控制标准体系。遴选标准负责控制入选的专利代理服务机构的基本服务能力；作业标准要求入选的专利代理服务机构需按照统一的程序要求和实体要求完成企业每年的专利申请工作；考核标准则用于检验各专利代理服务机构对作业标准的执行情况，实现对专利代理服务机构和专利代理人的定期评级，以淘汰不合格的专利代理服务机构。

       遴选标准的设计上，通过采购过程中的评选指标设置，选出在企业所属行业具有较强撰写实力的专利代理服务机构。正式遴选过程中，按照企业采购招标的相关规定，可分为商务和技术两方面的规范性要求。商务部分主要包括相同或相关行业的代理经验、相关领域案件年代理量、人员规模、价格四方面的指标；技术部分进一步分为通用技术和专用技术部分，通用技术部分从专利代理服务机构的团队能力、服务内容、质量保障、流程管理四个方面进行考量，专用技术部分则采用历史案件撰写质量抽查和专利代理人现场撰写相结合的方式为对专利代理服务机构的撰写质量进行评价。同时，根据评选情况，可以设置不同的专利代理机构级别并针对不同级别单独定价。为避免明显不满足条件的专利代理服务机构参选，还可在遴选标准前设置初筛标准，即专利代理服务机构报名应标的入门条件。

       作业标准则是根据专利代理业务作业流程，针对专利立案、专利撰写、专利审核、专利递交以及专利答复意见等专利代理业务作业全流程的各个阶段分别设置了不同的作业标准，包括程序和实体两方面的要求。例如，从程序要求来看，专利立案阶段，代理机构接收到立案指示后，需在2个工作日内确认立案并分配专利代理人；专利撰写阶段，一般案件应在合同约定的工作时限返回申请文件初稿；实体要求方面，专利代理人撰写完成的专利申请文件，需先提交代理机构内部质检审核确认，专利代理人撰写的申请文件质量依据立案时的撰写要求和企业制订的专利申请文件审核标准执行，如权利要求书审核标准、说明书审核标准等。

       考核标准的设置目的在于检查专利代理服务机构对前述作业标准的执行情况，以对专利代理服务机构和专利代理人定期评级及进行级别调整或做出警告、淘汰处理。考核对象分为专利代理服务机构和专利代理人两级，可采用过错结合数量的方式进行考核。采用过错计量时，可依据专利质量设计每个考核指标下的过错量化考核细则，例如，一件专利申请存在三次过错可能意味着存在较为严重的问题，五次过错意味着一件专利申请已经可能因实质性缺陷而失去保护的可能。同时，考虑到专利申请的时间跨度较长，对代理质量的要求是一个长期过程，因此在考核中应不囿于单一年度，具体可通过追踪分析代理案件在连续代理服务期间的视撤率及视撤原因、驳回率及驳回原因进行考评。

       对于年申请量大、下属单位众多的大型企业集团，还应统筹考虑企业专利代理服务机构的管理模式。从专利代理服务机构的资源分布特点、专利代理业务作业标准、管理专利代理机构的专业性人才要求和专利代理业务的成本优化等因素出发，专利代理资源集中在总部管理，即实施专利代理业务的集约化管理是多数大型企业采取的代理机构管理模式。

       专利代理业务的集约化管理旨在依靠专利代理资源的优化组合来实现专利申请的管理效率和管理效益。通过系统梳理专利代理的业务链条，围绕专利代理业务的全过程和关键环节，通过集中化、标准化的管理提升专利代理服务支撑能力。具体来看，专利代理集约化管理模式又包括两种形式——“半集中式”和“全集中式”。“半集中式”管理模式的总体思路为“集中采购、分散委托、分散结算、集中考核”；“全集中式”管理模式的总体思路是“集中采购、集中委托、集中结算、集中考核”。

       为实现提升专利质量的目标，针对专利代理服务机构的管理必须遵循前述三大业务标准。考虑到采购中对于专利代理业务技术层面评价的专业性、集中采购的谈判优势以及考核环节对人员专业素质的较高要求，两种模式在对专利代理服务机构的采购和考核环节均建议由总部按照统一的遴选标准和考核标准组织实施，同时在遴选和考核环节对专利代理服务机构进行级别评定、调整以及确定侧重领域，以支撑专利代理服务机构的分级定价与案件分配，从整体上统一管控专利代理服务机构的进入、退出、定价以及案件分配。

       “半集中式”和“全集中式”的主要差异在于专利代理业务的分配、委托和结算。“半集中式”在通过总部集中采购确定专利代理服务机构入选名单以及各代理机构的侧重领域、级别后，由各申请单位按照自身优势技术领域并结合就近原则自行选择1-3家代理机构，并由各申请单位与选中的代理服务机构按确定的价格签署代理协议。在专利申请过程中，也由各专利申请单位的接口人直接向专利代理服务机构发出专利申请的立案指示，并负责后续申请文件的审核、申请费用的结算。“全集中式”则在案件的委托和结算上完全由总部统一组织管理，也因此，在业务分配上，可直接根据专利申请所属的技术领域，由总部委托侧重在该技术领域的专利代理服务机构作业。

       “全集中式”的专利代理业务管理模式有利于合理地配置优势代理资源，也最利于实现对专利代理质量的统一管控，但总部层面管理压力较大，所需配置的专业人员需求也较大。而统分结合的“半集中式”的专利代理业务管理模式既能发挥“集中式”管理的优点，实现专利代理资源的优化配置以及对专利代理质量的管控，同时还可以发挥“分散式”的优点，节约总部资金预算，并充分调动各单位人员的积极性以分散管理压力。但这种模式下，对各单位专利人员的要求相对较高。

       从大型企业的管理实践来看，央企易受总部人员编制、资金预算等因素的限制，选取“半集中式”管理更具可操作性，而在人员招聘、资金预算上更为灵活的大型民营企业，则更多根据不同的产品线，采取了“全集中式”的专利代理机构管理模式。

       注：如需转载，请注明文章来源“IPFuTure科慧远知识产权”